Abbiamo già parlato dei piaceri e dispiaceri della delega. Dopo aver delegato però, bisogna valutare e monitorare. E ve lo siete sicuramente già chiesti: è meglio valutare un collaboratore alla fine o monitorare durante l’attività?
La risposta è scontata, non credi?
Ma per essere sicuro che quello a cui stai pensando sia giusto, dovresti conoscere bene la differenza fra valutare e monitorare. Per questo qui ti spieghiamo cosa sono il monitoraggio (follow through) e la valutazione (follow up) e a cosa ti servono.
Partiamo dalle basi.
Cos’è il follow up (la valutazione)
Il follow-up nel performance management è quel processo con cui il manager valuta l’adeguatezza, l’efficacia e la tempestività del modo di lavorare del collaboratore. Tenendo sempre in considerazione il target assegnato, l’impegno e/o la risposta alle raccomandazioni fatte dal manager durante un precedente feedback.
Cos’è il follow through (il monitoraggio)
Il follow through è una costante supervisione delle attività che portano alla realizzazione degli obiettivi assegnati al collaboratore. E lo sappiamo tutti, è meglio monitorare il lavoro per agire tempestivamente su errori eventuali e perdite di tempo.
Le differenze fra follow through e follow up
Ok. Adesso sai cosa vogliono dire questi due termini. Ma in cosa si differenziano concretamente? Quando usare l’uno e quando l’altro?
A cosa serve il follow through
Il monitoraggio ha una finalità informativa. Serve a raccogliere informazioni e a verificare lo stato di realizzazione di un progetto o di una mansione. Individua quali attività sono state svolte e come il loro avanzamento rispecchi gli obiettivi predefiniti.
A differenza della valutazione ha una funzione conoscitiva e risponde alla domanda: “stiamo facendo le cose come avevamo progettato di farle?”.
Obiettivi del follow up
La valutazione è invece uno strumento che serve per migliorare la programmazione, l’identificazione e la formulazione dell’attività, del
progetto e/o dell’obiettivo. Aiuta ad indirizzare le decisioni del manager. Come?
Fornisce un giudizio complessivo sul valore di un intervento, di un progetto o di una decisione, e si basa su alcuni criteri standard prestabiliti.
Quando usare cosa?
Il monitoraggio è un esame continuo e sistematico delle attività svolte. Viene portato avanti periodicamente, durante lo svolgimento del progetto/lavoro assegnato. Il monitoraggio deve avvenire ad intervalli temporali programmati, e quindi con un’attività di rilevazione ed elaborazione continua.
La valutazione invece è un evento puntuale, realizzato in un momento ben preciso e definito della vita del progetto. La valutazione in itinere viene fatta una tantum, soltanto ad una certa data, programmata anticipatamente o decisa a lavori in corso. E quindi non presuppone un’attività continua.
Cosa sono i processi di monitoraggio e valutazione?
Insomma, con questi due processi riesci a capire se i collaboratori a cui hai demandato stiano avanzando verso gli obiettivi assegnati. Ma anche come i progetti si stiano realizzando, se le tappe intermedie sono rispettate. E se ci sono cambiamenti o miglioramenti da fare.
In concreto con “monitoraggio” e “valutazione” si intende le tecniche di rilevazione di informazioni. Ma anche i processi attraverso cui le informazioni sono rese disponibili e analizzate.
Per essere chiari:
- il monitoraggio (follow through) è il sistema informativo che fornisce dati sullo stato di avanzamento di progetti e obiettivi assegnati
- la valutazione in itinere (follow up) utilizza le informazioni prese dal monitoraggio, e da altre eventuali rilevazioni, per individuare miglioramenti o cambiamenti da fare. Serve anche per coordinare le attività del collaboratore impegnato nella realizzazione degli obiettivi e dei progetti
- la valutazione ex post (follow up) è utile per esprimere giudizi complessivi sull’efficacia delle azioni intraprese per raggiungere un obiettivo. Questa valutazione usa soprattutto le informazioni prese da indagini progettate ad hoc.
Insomma, bisogna saper usare l’una e l’altra al momento giusto e nel modo giusto. Se vuoi saperne di più sul mondo della valutazione e del monitoraggio leggi qui.
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